PROTECCIÓN DE DATOS

1. CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS A INCLUIR EN EL REGISTRO

“Le informamos que sus datos serán tratados con la finalidad de gestionar su participación en el evento, así como gestionar iniciativas similares, ambas basadas en el consentimiento e interés legítimo, datos que se conservarán mientras sean necesarios para el desarrollo de las citadas finalidades o hasta que se ejercite oposición sobre aquellas finalidades basadas en el interés legítimo o se revoque el consentimiento. Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad, de limitación y oposición al tratamiento, retirar el consentimiento ya prestado, así como a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando procedan, por correo a hola@wtalk.es. Si considera que no se han atendido sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es.). Más información en www.wtalk.es (Aviso Legal/Política Privacidad ).

(*) Campos obligatorios.

       Consiento”.

Si no se clica la casilla, no debería dejar inscribir a la usuaria.

Esta vez, no he incluido el tema de la grabación y fotografías porque, según has comentado, al hacerse únicamente online entiendo que sólo se colgarán fotos de la persona que imparte el webinar. Cuando empiecen a ser presenciales, sí será necesario recoger el consentimiento específico para esa finalidad de manera expresa. Si no es así, por favor, comentádmelo.

 

2. INCLUIR ASTERISCO EN EL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

Es necesario que incluyáis un asterisco en los campos del formulario que consideráis necesarios. Por ello, he incluido en la cláusula de Protección de Datos anterior, la leyenda (*) Campos obligatorios.

 

3. CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS A INCLUIR EN EL APARTADO DE SOLICITUD DE DATOS DE CONTACTO

En caso de que se vayan a utilizar los datos para fomentar el contacto profesional entre las participantes (como creo lo hicisteis la primera vez) será necesario que solicitéis el consentimiento expreso y específico. En ese caso,  se deberá añadir lo siguiente:

        “Consiento la comunicación de mis datos de contacto (nombre, apellidos, datos de empleo, teléfono, email, usuario de redes sociales) al resto de participantes del evento con la finalidad de facilitar y fomentar el contacto profesional. Dicho consentimiento podrá ser retirado, en cualquier momento, mediante correo a hola@wtalk.es”.

Es muy importante que se gestione en consecuencia, es decir, que si la participante no da el consentimiento (es decir, no marca la casilla) no se utilicen sus datos de contacto para ello.

 

4. CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS A INCLUIR EN EL CORREO QUE SE RECIBE UNA VEZ TE HAS INSCRITO

“Le informamos que sus datos serán tratados con la finalidad de gestionar su participación en el evento, así como gestionar iniciativas similares, ambas basadas en el consentimiento e interés legítimo, datos que se conservarán mientras sean necesarios para el desarrollo de las citadas finalidades o hasta que se ejercite oposición sobre aquellas finalidades basadas en el interés legítimo o se revoque el consentimiento. Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad, de limitación y oposición al tratamiento, retirar el consentimiento ya prestado, así como a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando procedan, por correo a hola@wtalk.es. Si considera que no se han atendido sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es.). Más información en www.wtalk.es (Aviso Legal/Política Privacidad ).

Ante la imposibilidad técnica de la herramienta Zoom para ocultar la identidad de los participantes, rogamos que de forma previa a la sesión y, en caso de que no quiera que ésta pueda ser conocida por el resto de participantes, modifique su nombre de acceso por iniciales u otro, que impidan su identificación”.

En ésta, he incluido la leyenda que comentamos para el pasado webinar sobre la herramienta Zoom y el tema de no poder ocultar la identidad.

 

5. CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS A INCLUIR EN TODAS LAS COMUNICACIONES/CORREOS

1. Es IMPORTANTE que, en cualquier correo o comunicación que se remita a las asistentes, se les ofrezca la posibilidad de no recibir más correos de forma sencilla y gratuita (para cumplir con la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información). Por eso, en todos ellos, se deberá incluir la siguiente cláusula:

“Le informamos que sus datos (aportados por Ud. mediante inscripciones a anteriores eventos) son tratados con la finalidad de realizar la gestión integral de la participación en el mismo, así como la gestión de iniciativas similares, basadas en el consentimiento e interés legítimo, datos que se conservarán mientras sean necesarios para el desarrollo de las citadas finalidades o hasta que se ejercite oposición sobre aquellas finalidades basadas en el interés legítimo o se revoque el consentimiento. Podrá darse de baja o negarse a la recepción de información sobre próximas actividades, en cualquier momento, remitiendo un correo con el asunto “BAJA” a hola@wtalk.es. El proceso de baja puede llevar varios días, rogamos disculpe las molestias por cualquier posible comunicación remitida durante la actualización del sistema. Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad, de limitación y oposición al tratamiento, retirar el consentimiento ya prestado, así como a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, cuando procedan, por correo a hola@wtalk.es. Si considera que no se han atendido sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es.). Más información en www.wtalk.es (Aviso Legal/Política Privacidad[)”.

• Los destinatarios de la convocatoria o, de cualquier correo, deberán incluirse siempre en la parte CCO (de forma que no se pueda conocer el listado de destinatarios) e incluir en el título de forma clara a WTALK.

 

6. GESTIÓN DE DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS (PARTICIPANTES)

Es muy IMPORTANTE que si una persona os solicita que i) se elimine su foto de la web o red social (ésta se elimine inmediatamente) o, ii) la baja de los correos (que no se le vuelva a remitir ninguna comunicación posterior) porque suelen ser los supuestos de personas que acuden a la AEPD a denunciar. Lo mismo, si alguien os solicita ejercer algún derecho de Protección de Datos. En ese caso, por favor, avisadme porque hay que responder en tiempo y forma determinada y lo preparo.

 

7. CONSENTIMIENTO EXPRESO DE LA PERSONA QUE IMPARTE DEL WEBINAR O CHARLA

Es necesario que la persona que vaya a impartir el webinar o la charla firme el documento de consentimiento (ANEXO I. Información tratamiento datos y autorización difusión imágenes) que os adjunto para evitar posibles problemas a futuro (ya que os permitirá demostrar, a posteriori, que contabais con el consentimiento de dicha persona para colgar su foto/vídeo en las redes sociales/web y que habíais cumplido el deber de información que exige la normativa de Protección de Datos).

En el mismo, es importante que, además de firma, os marquen con X la casilla última para el consentimiento que os permita publicar su imagen en la web y redes sociales.

 

8. AVISO LEGAL/POLÍTICA PRIVACIDAD

Para cumplir no sólo con la normativa de Protección de Datos, sino también con la ley de Servicios de la Sociedad de la Información, deberéis colocar el documento adjunto (ANEXO II. Aviso Legal/Política Privacidad) en la parte inferior derecha de la Web (de forma visible) de manera que pinchando se pueda acceder directamente. Es importante que aparezca en todas las páginas/subpáginas que forman WTalk.

La idea es que además de cumplir con la normativa anteriormente indicada, os pueda ayudar a exoneraros de responsabilidad, en determinados supuestos.

Por último, para cumplir con la normativa es necesario que, por favor, se identifique en la Web quién es (persona física o jurídica) la titular de la misma (dentro del propio Aviso Legal/Política Privacidad). Por ello, he marcado en amarillo lo que es necesario que, por favor, cumplimentéis.

 

 

 

10. COOKIES 

Es necesario que en la parte inferior de la Web, junto con el AVISO LEGAL/POLÍTICA PRIVACIDAD, se incluya también, POLÍTICA COOKIES. No obstante, para poder elaborarla correctamente necesito que, por favor, me identifiquéis (de forma específica) las cookies que se utilizan en la Web.